Wie viele Rücklagen braucht man eigentlich als Selbstständiger?
Das Wichtigste in Kürze
Um deine Rücklagen als Selbstständiger zu organisieren, nutze das 4-Töpfe-Prinzip:
- Umsatzsteuer: Bei Geldeingang sofort auf ein separates Konto packen. Das Geld gehört dem Finanzamt.
- Einkommensteuer: Lege monatlich ca. 25-30 % deines Gewinns auf ein zweites separates (Unter-)Konto.
- Betriebsausgaben: Spare monatlich einen festen Betrag auf einem dritten (Unter-)Konto als Puffer für große, unregelmäßige Ausgaben (z. B. Lizenzkosten, neuer Laptop, Weiterbildungen etc.).
- Private Sicherheit: Dein wichtigster Topf. Halte 3-6 Monate deiner kompletten Lebenshaltungskosten als Notgroschen auf einem Tagesgeldkonto. Geld für mittel- und langfristige Ziele (Altersvorsorge) wird separat investiert (z. B. in ETFs).
Wie viel Geld muss ich eigentlich zurücklegen für die Steuer, für Notfälle, für später? Das ist eine Frage, mit der man sich definitiv frühzeitig beschäftigen sollte. Schließlich kann ja immer mal etwas passieren. Man wird länger krank, ein Projekt bricht weg, der Kunde zahlt nicht oder man hat einfach mal Lust auf eine längere Auszeit. Ganz abgesehen davon schläft es sich nachts einfach besser, wenn man einen gewissen Puffer hat, auf den man blicken kann.
Doch so gut und wichtig die Frage auch ist, sie lässt sie sich so pauschal nicht beantworten.
Wir haben verschiedene Töpfe für unterschiedliche Zwecke, weil es aus unserer Sicht einfacher ist und man einen besseren Überblick hat, wann man worauf zurückgreifen kann und sollte. Schließlich will man ja das hart verdiente Urlaubsgeld nicht antasten müssen, wenn die Waschmaschine kaputt ist oder das Finanzamt wegen einer Nachzahlung anklopft.
Das Dritte-Jahr-Phänomen: Warum so viele Selbstständige genau dann scheitern, wenn es eigentlich läuft
Es gibt eine Zahl, die in der Selbstständigkeit immer wieder auftaucht: das dritte Jahr, in dem ein Business scheitert.
Was passiert? Meistens kommt alles auf einmal: Das Finanzamt schickt die Steuernachzahlung für das gute Vorjahr und gleichzeitig die Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Ein Hauptkunde bricht weg. Die Ausgaben sind mit dem Wachstum mitgewachsen, der Puffer aber nicht. Und wer keine Rücklagen gebildet hat, steht plötzlich vor einem Problem.
Das ist nicht einfach Pech. Und es ist vermeidbar, wenn man früh genug anfängt, die richtigen Töpfe zu befüllen.
1. Umsatzsteuer-Rücklage: Tu so, als würde dir das Geld nicht gehören
Warum solltest du so tun, als würde dir Geld nicht gehören? Na ganz einfach: Es gehört dir auch nicht. Stellst du als deutscher Unternehmer Rechnungen an Kunden und bist kein Kleinunternehmer, fällt Umsatzsteuer an. Deine Kunden überweisen dir einen Bruttobetrag, der neben dem Netto eben auch 19 % Umsatzsteuer beinhaltet. Die muss später ans Finanzamt abgeführt werden. Je nachdem, wie oft du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) machst (monatlich oder einmal pro Quartal), parkst du das Geld erst einmal für einen bestimmten Zeitraum auf deinem Konto. So oder so. Das Finanzamt wird zugreifen, denn die Umsatzsteuer kannst du nicht einfach behalten. Natürlich kannst du die Umsatzsteuer, die du von deinen Kunden eingenommen hast, mit der Vorsteuer aus deinen Betriebsausgaben verrechnen. Dadurch sinkt die Umsatzsteuer-Zahllast, die du ans Finanzamt überweist. Am Ende bleibt in den meisten Fällen trotzdem eine spürbare Zahllast übrig. Und die musst du liquide haben. Einfach alle Einnahmen eins zu eins auf dein Privatkonto zu überweisen, wird dich also in die Bredouille bringen. Deswegen gilt: Am besten immer direkt bei Geldeingang automatisch rund 16 % auf ein Unterkonto überweisen. Je nach Geschäftsmodell und Höhe der Vorsteuern kannst du später auch wieder etwas aus dem Topf rausnehmen. Fällt nur wenig Vorsteuer an, empfiehlt es sich, das einmal im Jahr zu machen.
2. Einkommensteuer-Rücklage: Die lässt sich besser planen, als die meisten denken
Die Einkommensteuer ist die zweite große Steuerschuld, die auf dich zukommt. Anders als die Umsatzsteuer wird sie nicht auf deinen Umsatz, sondern auf deinen Gewinn berechnet, also auf das, was nach Abzug aller Betriebsausgaben übrig bleibt.
Das Problem: Viele Selbständige legen einfach einen willkürlichen Prozentsatz (oder eben gar nichts) zurück und erleben am Ende des Jahres eine böse Überraschung.
Du musst kein Steuerberater sein, um eine belastbare Schätzung hinzubekommen. Die Formel ist im Kern einfach:
Einnahmen – Betriebsausgaben – Vorsorgeaufwendungen (KV, RV) = voraussichtlicher Gewinn
Auf diesen Gewinn wird die Einkommensteuer fällig. Der genaue Steuersatz hängt von deinem persönlichen Steuersatz ab, der progressiv steigt. Je mehr du verdienst, desto höher der Satz. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Das Finanzamt fordert in der Regel vierteljährliche oder auch monatlich Vorauszahlungen, sobald deine Steuerschuld einen bestimmten Betrag übersteigt. Diese Vorauszahlungen basieren auf dem Vorjahreseinkommen. Das bedeutet auch, dass deine Vorauszahlung in einem guten Jahr zu niedrig sein können und du am Jahresende trotzdem nachzahlen musst. Wer das nicht einplant, sitzt plötzlich auf einer Nachzahlung von mehreren tausend Euro.
So gehst du es konkret an:
Wir haben für uns selbst eine Excel-Tabelle entwickelt, die genau das abbildet: Sie berechnet die voraussichtliche Einkommensteuer automatisch auf Monatsbasis – inklusive Betriebsausgaben, Umsatzsteuer, Krankenversicherung, Rentenversicherung und Einkommenssteuer -Vorauszahlungen. So siehst du jeden Monat auf einen Blick, wie viel du zurücklegen solltest und ob deine Rücklage noch stimmt. Wenn du diese Tabelle haben möchtest, melde dich gerne bei uns.
Als Orientierung für den Start:
- Für Kleinunternehmer:Da keine Umsatzsteuer anfällt, ist eine Pauschale hier sinnvoll. Lege 25 % deines Umsatzes zurück. Das deckt in den meisten Fällen die Einkommensteuer ab. Je nach Ausgaben und Vorsorgeaufwendungen kann es etwas mehr oder weniger sein.
- Für Regelunternehmer:Hier ist eine individuelle Hochrechnung wichtiger, weil Umsatzsteuer, Vorsteuer und Betriebsausgaben das Bild stark beeinflussen. Als grobe Daumenregel: 20–30 % des Gewinns (nicht des Umsatzes!) für die Einkommensteuer einplanen und monatlich prüfen, ob das noch passt.
Auch hier gilt: Richte ein separates Unterkonto „Einkommensteuer“ ein und überweise monatlich deinen geschätzten Betrag dorthin. So kommst du den Vorauszahlungen des Finanzamts zuvor, bist immer liquide und erlebst keine bösen Überraschungen.
Die Einkommensteuer lässt sich deutlich besser planen, wenn du sie auf Basis deiner Monatszahlen grob hochrechnest, also Einnahmen minus Ausgaben (auch mit Blick auf KV/RV, Vorauszahlungen etc.).
3. Betriebsausgaben-Rücklage: Weil Ausgaben selten „schön gleichmäßig“ kommen
Auch für deine Betriebsausgaben solltest du Rücklagen bilden. Es gibt zwar solche Ausgaben, die monatlich anfallen, wie beispielsweise Lizenzgebühren für verschiedene Software oder Online-Tools. Manche Dinge wie Kosten für Weiterbildung oder größere Anschaffungen kommen aber auch als größerer Batzen daher. Daher ist es clever, immer einen festen Prozentsatz auf ein Unterkonto zu überweisen. Selbst wenn dann mal ein größerer Posten ansteht, der sich nicht vollständig aus den Rücklagen decken lässt, tut es finanziell nicht ganz so weh, wenn du nur einen kleinen Betrag zuschießen musst.
Schau dir am besten an, welche Betriebsausgaben regelmäßig in welcher Höhe anfallen und plane diese plus einen kleinen Puffer ein, den du monatlich zurücklegst.
4. Wichtigster Topf: Absicherung (und ja, so viel wie möglich)
Zugegeben, es klingt nicht sexy. Aber es ist vermutlich der wichtigste Rücklagentopf, den du haben solltest. Denn die persönliche Absicherung ist gerade als Selbstständiger unabdingbar. Wenn du nicht mehr in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlst, wird dir keiner die Altersvorsorge zahlen und wenn du einmal krank bist, willst du ja trotzdem etwas essen und ein Dach über dem Kopf, das bezahlt werden will.
Deshalb gilt: Für deine Vorsorge solltest du so viel Geld zur Seite schaffen, wie es dir möglich ist, damit du im Krankheitsfall, bei ausbleibenden Aufträgen oder Urlaub nicht gleich in finanzielle Schieflage gerätst.
Unser Tipp: Kaufe nichts, was du nicht brauchst. Das heißt nicht, dass du dir nichts gönnen darfst. Aber überleg dir, ob du die 5. Markenjeans wirklich brauchst und ob es tatsächlich jeden Tag der Latte Macchiato To Go für 5,80 Euro sein muss. Denn: Kleinvieh macht auch Mist.
Das Geld kannst du dann investieren. Dafür bietet es sich an, verschiedene Strategien zu nutzen, damit du für kurzfristige (0-12 Monate) Wünsche und Ausgaben (Urlaub, neues Auto, kaputte Waschmaschine) mittelfristige Ausgaben (…) und langfristige Ausgaben wie eben ein zufriedenes und sorgenfreies Dasein als Rentner genügend Geld auf der Seite hast.
Worin du investierst, bleibt natürlich ganz dir überlassen. Für Angestellte gilt allgemein, dass sie drei Monatsgehälter als Rücklagen kurzfristig zur Verfügung haben sollten.
Als Selbstständiger würde solltest du darauf schauen, wie volatil dein Umsatz ist und dann eher 3, 6 oder mehr Monatsausgaben als kurzfristig verfügbare Reserve anpeilen. Das Geld kannst du auf einem Tagesgeldkonto parken. Alternativ kannst du Festgeld nutzen oder in Geldmarktfonds investieren.
Als mittelfristige Analgen (grob 1-7 Jahre) können beispielsweise Aktien oder breit gestreute ETFs eine Option sein. Es gilt aber: Je kürzer der Zeithorizont, desto weniger eignet sich das, weil Kurse auch über Jahre fallen können und du willst ja nicht gezwungen sein, dein Portfolio zu verkaufen, wenn es gerade im Minus ist.
Edelmetalle wie Gold werden oft als Beimischung zur Streuung genutzt, sind aber ebenfalls schwankungsanfällig und kein Ersatz für echte Liquiditätsreserven. Falls du dich auskennst und etwas risikoaffiner bist, kannst du dein Glück ach mit Kryptowährungen oder anderen Anlagemöglichkeiten versuchen.
Langfristig (7-15+ Jahre) spielt dir die Zeit in die Karten. Sie ist dein Risikopuffer. Hier passen breite Aktien- oder ETF-Depots. Auch über eine Immobilie kannst du nachdenken. Aber Achtung: Hier entsteht gegebenenfalls ein Klumpenrisiko. In jedem Fall solltest du dich mit der Art deiner Investitionen vorher gut auseinandersetzen und dein Geld nicht in irgendwelche dubiosen Geschäftsmodelle stecken oder in irgendetwas, wovon du keine Ahnung hast.
Beim Thema Rücklagen kommt es immer auf deine persönliche Situation an. Deswegen kann dir niemand pauschal zu sagen, dass du einen Betrag x für die Ausgabe y zurückzulegen sollst. Jeder Mensch ist anders und jedes Business funktioniert anders. Wichtig ist, dass du dich mit dem Betrag und deinen Anlagen wohlfühlst und sie dein Sicherheitsbedürfnis widerspiegeln.
Als kleinen Tipp kannst du noch mitnehmen, dass du für dein Business und für Privat getrennte Cashflow- beziehungsweise Liquiditätsplanungen erstellen solltest. Damit weißt du eher, was wann gebraucht wird oder wie viel übrig bleibt.
Häufige Fragen zu Rücklagen als Selbstständiger
Wie viel Prozent meines Umsatzes sollte ich generell zurücklegen?
Das lässt sich pauschal nicht beantworten. Es hängt von deiner Rechtsform, deinen Betriebsausgaben, deiner Kranken- und Rentenversicherung und deinem persönlichen Steuersatz ab. Als grobe Orientierung: Wenn du alle vier Töpfe befüllst (Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Betriebsausgaben, private Sicherheit), können das schnell 40–60 % deines Umsatzes sein. Klingt viel, ist aber realistisch.
Brauche ich wirklich separate Konten für jeden Topf?
Nein, du brauchst du nicht zwingend. Aber es hilft enorm. Wer alles auf einem Konto hat, verliert schnell den Überblick und gibt Geld aus, das eigentlich für das Finanzamt reserviert ist. Viele Banken erlauben kostenlose Unterkonten oder separate Spartöpfe. Der Aufwand ist minimal, der Nutzen groß.
Was passiert, wenn ich die Umsatzsteuer-Rücklage nicht bilde und das Geld ausgebe?
Dann musst du die Umsatzsteuer trotzdem ans Finanzamt abführen – egal ob das Geld noch da ist oder nicht. Im schlimmsten Fall drohen Mahngebühren, Säumniszuschläge und im Extremfall eine Betriebsprüfung. Die Umsatzsteuer ist kein optionaler Puffer, sondern eine Pflicht.
Ich bin Kleinunternehmer – brauche ich trotzdem Rücklagen?
Ja, unbedingt. Du zahlst zwar keine Umsatzsteuer, aber Einkommensteuer fällt trotzdem an. Und deine private Absicherung (Notgroschen, Altersvorsorge etc.) ist als Kleinunternehmer genauso wichtig wie für jeden anderen Selbstständigen.
Wie oft sollte ich meine Rücklagen überprüfen?
Mindestens einmal im Quartal. Wenn dein Umsatz stark schwankt, empfiehlt sich ein monatlicher Check. Gerade bei der Einkommensteuer-Rücklage kann sich das Bild schnell ändern. Ein besonders guter Monat bedeutet auch eine höhere Steuerlast.
Was ist, wenn ich gerade erst starte und noch wenig verdiene?
Dann fang klein an – aber fang an. Selbst wenn du nur 10 % deines Umsatzes zurücklegst, baust du eine Gewohnheit auf, die später Gold wert ist. Wichtiger als die perfekte Höhe ist die Konsequenz. Gerade am Anfang ist die Einkommensteuer oft noch gering, weil der Gewinn niedrig ist. Nutze diese Phase, um deine Strukturen aufzubauen.
Kann ich meine Rücklagen auch investieren, statt sie auf dem Konto liegen zu lassen?
Das kommt auf den Topf an. Die Umsatzsteuer- und Einkommensteuer-Rücklage muss jederzeit verfügbar sein. Hier ist ein Tagesgeldkonto das Maximum an Risiko. Deine langfristige Altersvorsorge hingegen kann und sollte investiert werden, zum Beispiel in breit gestreute ETFs. Misch das aber nie durcheinander.
Wir haben eine Excel-Tabelle erwähnt – wie komme ich daran?
Melde dich einfach bei uns. Wir schicken sie dir gerne zu. Die Tabelle berechnet deine voraussichtliche Einkommensteuer automatisch auf Monatsbasis – inklusive Betriebsausgaben, Kranken- und Rentenversicherung sowie bereits geleisteter Vorauszahlungen.
Du bist selbstständig und willst dafür sorgen, dass du wirklich immer flüssig bist und dir auch um etwaige Nachzahlungen an das Finanzamt keine Sorgen machen müssen? Wenn du Unterstützung brauchst, melde dich gerne bei uns. Wir haben das selbst durch und unser Kontenmodell entsprechend aufgebaut, um keine bösen Überraschungen zu erleben.
Wir sind Lisa und Martin. Auf startwoanders.com teilen wir unsere Erfahrungen zu Selbstständigkeit und Auswanderung, damit andere davon profitieren können.
